Forretningsorden
Her kan du læse om hvordan vi arbejder i bestyrelsen.
Forretningsorden
Vedtaget på bestyrelsesmøde sep. 2023
1. Konstituering
Bestyrelsen vælges på selskabets årlige generalforsamling i foråret.
Bestyrelsen består af 7 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.
Formanden vælges hver andet år ved generalforsamling på efterfølgende møde konstitueres bestyrelsen med kassere.
Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gange og suppleanterne vælges for 1 år ad gangen.
2. Møder
Vi har normalt 4 årlige møder.
Vi sigter mod et 2 dages bestyrelsesseminar ca hvert 3. år.
Herudover kan formanden indkalde til ekstraordinære møder, hvis behandlingen af et konkret spørgsmål ikke kan afvente næste ordinære bestyrelsesmøde.
Bestyrelsen fastlægger så vidt muligt tid og sted for bestyrelsesmøderne ved bestyrelsesmøderne
Møderne afholdes enten ved fysisk fremmøde (dagsmøder) eller som onlinemøder.
Dagsorden og referater er tilgængeligt via en online platform, som alle i bestyrelsen kan tilgå.
Generalforsamling afholdes inden 1.maj
I forlængelse af Generalforsamlingen afholdes konstitueringsmøde i den nyvalgte bestyrelse.
3. Arbejdsfordeling
Bestyrelsen fordeler opgaver blandt sig således at der knyttes mindst ét medlem til hver opgave, med angivelse af, hvem der er særlig ansvarlig for varetagelse af opgaven.
For hver af bestyrelsens arbejdsopgaver kan der nedsættes en aktivitetsgruppe, der støtter og hjælper det pågældende bestyrelsesmedlem med varetagelse af opgaven.
Formanden varetager ledelsen af bestyrelsens arbejde. Kontakt til og instruktion af sekretariatet varetages af formanden.
Selskabets økonomiske forhold varetages af Selskabets kasserer.
Formanden kan udtale sig offentligt på Selskabets vegne. Sidder et bestyrelsesmedlem i et samarbejde, et netværk eller et dialogmøde på vegne af Selskabet, kan vedkommende udtale sig på Selskabets vegne med udgangspunkt i drøftelser om Selskabets standpunkt på området.
4. Ansvar og kompetencer
Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af Selskabet, og er ansvarlig over for repræsentantskabet.
Bestyrelsen antager et sekretariat, der varetager Selskabets sekretariatsopgaver. Bestyrelsen fastlægger i en kontrakt hvilke opgaver, sekretariatet skal varetage samt vilkårene herfor.
Kun formand og kasserer, kan indgå i tegningsretten.
Betaling af fakturaer og honorarer foretages med dobbelt godkendelse. Kasseren sætter bilagene til udbetaling i banken og formanden orienteres og godkender, såfremt det stemmer overens med det aftalte.
Bestyrelsens medlemmer er forpligtede til at varetage de opgaver, der tildeles det enkelte medlem samt varetage opgaver i overensstemmelse med de beslutninger og anvisninger bestyrelsen fastlægger.
Formanden kan i presserende tilfælde træffe beslutninger herom på bestyrelsens vegne. Sådanne anvisninger kan i givet fald forelægges bestyrelsen til endelig afgørelse på næstkommende bestyrelsesmøde.
5. Beslutningsdygtighed
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede.
Alle afgørelser træffes ved almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Afstemning foregår ved håndsoprækning eller mundtlig tilkendegivelse. Afvigende stemmer kan blive ført til referat hvis det tilkendegives over for referenten.
6. Honorering
Arbejdet i bestyrelsen er frivilligt og der kompenseres ikke for tabt arbejdsfortjeneste ifm bestyrelsesmøder, generalforsamling og bestyrelsesseminarer.
Repræsentere man bestyrelsen i andre sammenhænge i arbejdstiden kompenseres man herfor jf. gældende takst på ca. 385 kr/t. (*med forbehold for ændringer)
7. Transport til og fra møder:
Såfremt udgifter til rejse og transport ikke dækkes af egen organisation, dækker DSHL udgifter til transport.
Kørsel i egen bil refunderes med skattefri kørselsgodtgørelse efter statens takst, mens udgifter til offentlig transport dækkes iflg. fremsendte bilag.
Til anmodning om udbetaling udfyldes selskabets kørselsskema for det pågældende år.
8. Inhabilitet
Et bestyrelsesmedlem skal til enhver tid varetage selskabet interesser.
Et bestyrelsesmedlem er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis vedkommendes personlige, profileringsmæssige, erhvervsmæssige eller økonomiske interesse i sagens udfald kan overskygge selskabets interesser.
Et bestyrelsesmedlem er selv ansvarlig for at gøre bestyrelsen opmærksom på en eventuel inhabilitet. Bestyrelsesmedlemmet kan deltage i bestyrelsens eventuelle drøftelse af, hvorvidt det pågældende medlem er inhabil.
Bestyrelsesmedlemmet deltager ikke i bestyrelsens beslutning om eventuel inhabilitet.
Bestyrelsesmedlemmet deltager heller ikke i drøftelsen og afgørelsen af den pågældende sag.
Bestyrelsesmedlemmet må ikke være til stede i mødelokalet, når disse drøftelser og afgørelser finder sted.
Et bestyrelsesmedlem kan indgå aftaler om løsning af konkrete opgaver i henhold til principper herom fastsat af repræsentantskabet. Hvis det pågældende bestyrelsesmedlem honoreres af selskabet for denne opgave, er bestyrelsesmedlemmet inhabil ved bestyrelsens behandling af spørgsmålet om opgavens definering, honorering og efterfølgende vurdering af resultatet heraf.
9. Etiske spilleregler
Bestyrelsen fastlægger etiske spilleregler for sit arbejde. Bestyrelsens medlemmer er forpligtet til at arbejde i overensstemmelse med disse spilleregler.
Bestyrelsen evaluerer en gang årligt arbejdet i bestyrelsen, herunder de etiske spilleregler og overholdelsen af disse.
De etiske spilleregler er nedskrevet i bilag 1.
Bilag 1 – Etiske spilleregler for bestyrelsen
Succeskriterierne for at arbejdet i bestyrelsen er:
- Vi når målene
- Vi forbedrer kommunikationen til medlemmerne
- Der er kvalitet i det, vi laver
- Vi fungerer godt socialt sammen som gruppe
- Vi tackler de konflikter, der opstår
Grundlaget for de etiske spilleregler
For at sikre disse succeskriterier vil vi tilstræbe en adfærd i bestyrelsen, der giver de bedste muligheder for, at succeskriterierne nås.
Denne adfærd beskrives i nedenstående etiske spilleregler.
Bestyrelsen har udarbejdet følgende forslag til etiske spilleregler:
- Der er åbenhed i bestyrelsens arbejde.
Det betyder, at man udadtil kan referere, hvad der besluttes i bestyrelsen samt egne udtalelser for og imod beslutningen. Dog er der mulighed for at have fortrolige drøftelser, der ikke refereres udadtil, når dette aftales - Man siger sin mening åbent og ærligt
- Alle er forpligtet til at tilkendegive sin mening
- Man accepterer og respekterer forskellige synspunkter og holdninger
- Man respekterer hinanden og det, man hver især står for
- Man udviser et positivt billede af Selskabet, bestyrelsen og dens medlemmer udadtil uanset at man måtte være uenig internt i bestyrelsen
- Man tilstræber at opnå konsensusløsninger i bestyrelsen
- Hvis der er uenighed om en beslutning forpligter man sig til at forholde sig til de betænkeligheder, mindretallet har ved beslutningen
- Man forpligter sig til konstruktivt at bidrag til, at eventuelle konflikter løses
- Man er forpligtet til at informere hinanden om eventuelle interessekonflikter man kan have i forhold til loyaliteten over for Selskabet
- Man møder til tiden, og melder afbud, hvis man ikke kan deltage
- Mobiltelefoner er sat på lydløs under møderne medmindre andet er aftalt
- Onlinemøder respekteres på lige fod med fysiske møder
